¿Cuál es el objetivo de Sinergia?

Adoptar y promover una solución tecnológica integral que permita estandarizar y unificar los procesos financieros, administrativos y de relacionamiento de la Universidad con las últimas innovaciones tecnológicas garantizando la seguridad, integración y gestión de la información de manera óptima en todos los niveles organizacionales de la USTA Colombia.

¿Cuáles son las etapas en las que se desarrollará Sinergia?

Los frentes de trabajo del proyecto de adopción tecnológica están compuestos por 5 fases orientadas a la conformación de los equipos de trabajo, la planeación, las definiciones estratégicas, el desarrollo de pruebas y finalmente, la salida a producción.

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¿Cuál es la metodología para implementar esta solución tecnológica?

La metodología para implementar esta solución tecnológica es Oracle True Cloud Method, (TCM) la cual está basada en las mejores prácticas para la implementación de proyectos en la nube. Consta de 5 fases de desarrollo:

  1. Engage. Es la fase donde se confirma el alcance de la metodología TCM para la adopción tecnológica de la USTA Colombia.
  2. Focus. Es la etapa en donde se conoce más del proceso, se definen los criterios para la adopción de la tecnología y las responsabilidades de cada rol. Durante esta fase, se pone en marcha el proyecto y se prepara la entrega del documento de diseño funcional para la adopción tecnológica, instructivo guía que detalla lo que debe tener la solución a los procesos administrativos, financieros y de relacionamiento de la Universidad.
  3. Refine. Es la tercera fase donde se configura la solución y se realizan pruebas, de acuerdo al documento de diseño funcional aprobado y entregado en la fase de Focus de cada módulo de Sinergia, además de capacitar al personal correspondiente de cada módulo.
  4. Enable. Una vez se realizan las pruebas y ajustes a los procesos, en esta fase la solución sale en vivo y se realizan los ajustes finales de la tecnología.
  5. Live Operate. Es la última fase del proceso en donde la solución ya está funcionando en la Universidad.

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¿Cuáles son las mejores prácticas que se usarán en Sinergia?

Las mejores prácticas para la implementación del proyecto Sinergia están enfocadas en la integración y estandarización de los procesos de la USTA, logrando así un nivel de servicio óptimo para el mejoramiento de los procesos actuales. Más información: ver Infografía Transformando a la USTA con Oracle Cloud Method.

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¿Cuál es el apoyo de Sinergia al Plan Integral Multicampus PIM?

El proyecto de transformación para la gestión de información financiera, administrativa y de relacionamiento trabaja bajo 3 líneas de acción de los indicadores propuestos en el Plan Integral Multicampus PIM:

  1. “Capacidad y Gestión Institucional: Establecer estándares para la construcción y adecuación de espacios para el desarrollo de funciones sustantivas y espacios administrativos”. Numeral 6.1.3 del PIM.
  2. “Compromiso del Proyecto Educativo”. Línea de acción No.2
  3. Personas que transforman la sociedad”. Línea de acción No. 5 “

 

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¿Cuál es el Reto?

Proveer una solución tecnológica integral para responder a las necesidades y estar a la vanguardia en el sector educativo.

¿Qué dicen las sedes y seccionales sobre Sinergia?

Sede Medellín.
“Optimización de procesos y un sistema de información consolidado que hable un mismo lenguaje”.


Sede Tunja.
“Se deben tener en cuenta a las sedes y seccionales a la hora de migrar toda la información; que los parámetros en los cuales se configure el sistema sean igual para todos; que no se haga el cambio en diciembre cuando se deben cerrar todos los procesos de fin de año; y que se establezca un cronograma para la migración de datos y se cumpla”.


UAD.
“Se debe garantizar la capacitación oportuna en todas las áreas involucradas”


Seccional Bucaramanga.
“Debemos tener especial cuidado en la migración de los datos en la época en la que vamos a implantar el programa”.
“Que se llenen vacíos que actualmente presenta el sistema y que realmente se cuente con una capacitación para el manejo óptimo del mismo, y así se evidencie una transformación y avance tecnológico de la Universidad, tanto en los resultados como en la prestación de los servicios”.
“Que el proveedor tenga experiencia en desarrollo de software para instituciones de Educación Superior; que cumpla con todas nuestras expectativas, que posea un respaldado confiable de la información, que sea de fácil manejo y de gran ayuda para la toma de decisiones financieras”.


Sede Villavicencio.
“Lo importante del proyecto es que se obtenga una herramienta que permita el desarrollo, mejora y buen funcionamiento de todos los procesos de cada una de las dependencias involucradas”.
Sede principal.
“Es un buen cambio migrar a otro sistema la innovación en procesos, y la confiabilidad de los reportes y datos esencial en el proceso de la Universidad”.
“Las expectativas son muchas y con la mejor disposición para que todo salga muy bien”.
“Debe ser un trabajo colaborativo, participativo y con responsables bien definidos”.
“Siempre se debe buscar el bien común, una mejora para la Universidad en todos los procesos, con esto nos involucramos con un sistema administrativo y financiero que esté a la altura de lo que proyecta la Universidad a nivel Multicampus”.

Preguntas frecuentes

  • ¿Por qué decidimos trabajar el proyecto en alianza con Oracle?